Emprender y fundar un negocio es una cosa; organizar y poner orden en la empresa es otra. Hay múltiples acciones que se pueden llevar a cabo para lograr los objetivos e ir construyendo una empresa sólida y próspera; lo primordial es tener claras las prioridades y cómo se quiere llevar el control y la administración de los recursos.

 

A continuación enlistamos 6 acciones que sirven para poner orden financiero en una empresa, lo que no significa que estén en orden de importancia. Cada empresa tiene sus necesidades y su ejecución dependerá de la disciplina financiera que se busque.

  1. Contratar a personal capacitado 

 

Hoy en día una empresa no puede darse el lujo de no contar con colaboradores preparados en sus áreas. El mundo empresarial es cada vez más competitivo y demanda más habilidades en tecnología, que prácticamente abarca todos los ámbitos dentro de una empresa. Se sabe que mientras más capacitado esté un empleado, sabrá manejar con mayor conciencia y habilidad los recursos que tiene a su alcance para avanzar en sus actividades y lograr sus metas. Por consecuencia, la productividad de la empresa aumentará y también se volverá más competitiva.

 

Cuando el personal es capaz de aplicar sus conocimientos y habilidades en su puesto de trabajo se traduce en un impacto positivo tanto al interior como al exterior de la compañía: la empresa proyectará una mejor imagen, existirá una mejor relación laboral empleados-superiores, habrá un equipo más motivado y se incrementará la calidad del trabajo.

 

Y no solo se espera que ya tengan cierto grado de expertise cuando son contratados, también la empresa debe promover la capacitación y actualización en sus áreas de trabajo, para que no se rompa el círculo de aprendizaje y actualización. Un colaborador capacitado es una inversión para la compañía. Sin duda este punto sienta una base importante para comenzar a poner orden en la empresa.

 

2.                  Elaborar un plan financiero estratégico 

 

Es un punto vital. Trazar un plan financiero permitirá establecer el monto de inversión, los recursos económicos con los que se cuenta, conocer los costos reales del negocio (de producción, operación, administración, ventas…) y de ahí partir hacia su expansión; además, se podrán definir las estrategias clave para alcanzar los propósitos económicos y de crecimiento, aprovechando de forma eficiente los recursos.

 

Entre otras ventajas, diseñar un plan financiero permite:

 

  • Definir la rentabilidad de un proyecto.
  • Crear las estrategias para optimizar las finanzas.
  • Identificar las necesidades financieras a corto, mediano y largo plazo.
  • Determinar las cargas fiscales.
  • Establecer posibles fuentes de financiamiento (ventajas y desventajas).
  • Conocer los plazos en los que se va a recuperar la inversión.

 

3.                  Separar las cuentas empresariales de las personales

 

De acuerdo a una investigación de Visa y BBVA Bancomer, el 50% de los microempresarios mexicanos que tiene una tarjeta de crédito personal, la usa para sufragar gastos relacionados con su negocio. Esto implica tener un menor control de las finanzas empresariales y personales.

 

Para iniciar con orden financiero en la empresa, es indispensable que se tenga la conciencia de que tanto el dueño o fundador de la empresa es una entidad independiente de ella, simplemente porque los objetivos de las finanzas personales son muy distintos de los empresariales. 

 

Una persona física planea en función del ahorro, vivienda, familia, educación, salud, entretenimiento, retiro; en cambio, una persona moral (empresas), planea en función de dispersión de recursos como pagos de nómina, cobranza, capital de trabajo, inversión, crecimiento.

 

Mezclar los gastos puede resultar en un caos financiero y puede comprometer la economía y el rol de otros involucrados, como colaboradores, proveedores, inversionistas, hijos, pareja, etcétera. Más aún si no se lleva a cabo un control documentado del origen del dinero. 

4.                  Instrumentar herramientas eficientes de administración de recursos 

 

Seguramente hoy en día todavía existen pequeñas empresas o microempresas que llevan sus cuentas y su administración de recursos en papel. La realidad es que muchas veces por desconocimiento no saben que existen herramientas que les permiten eficientar sus procesos. Actualmente el uso de la tecnología es la regla –y la tendencia indiscutuble- y existen empresas que promueven el uso de la tecnología financiera a través de sistemas digitales fáciles de usar, intuitivos y seguros que permiten la operación de los recursos de manera muy eficiente.

 

AlquimiaPay, por ejemplo, busca consolidarse como la opción favorita de medios de pago de las Pymes en México y es una opción muy innovadora que les permite llevar un control adecuado de sus finanzas. AlquimiaPay es una Fintech que ofrece una plataforma digital para la dispersión de recursos y la cobranza a terceros. Una forma muy práctica y segura es contratar su Tarjeta de Gasto Empresarial, un medio de pago diseñado para las Pymes que les permite administrar recursos como: viáticos, gasolina, gastos de representación, dispersar honorarios complementarios que no acumulan a salario y más. 

 

Tener un sistema organizado de pagos incrementará las posibilidades de éxito de la empresa.

 

5.                  Prever riesgos potenciales

Como todo en la vida, un negocio también conlleva riesgos. Lo importante es identificarlos y contar con un plan de prevención atinado. No solo para evitar que sucedan, sino que si suceden, actuar rápidamente y lograr minimizar sus efectos.

 

No es tarea sencilla, pero es una de las tareas indispensables de un propietario, fundador o socio de un negocio -sin distinción de género-: prever escenarios, anticiparse a los acontecimientos. Eso es lo que podría hacer la diferencia entre un empresario promedio y un visionario.

 

Y es que los riesgos pueden ser múltiples, desde los macroeconómicos como la situación económica mundial, el crecimiento, la inflación, el PIB, cifras de empleo, tipo de cambio…, hasta los que pueden afectar directamente al negocio y en los que sí hay un poder de previsión: mercado de consumo, reducción de la inversión, falta de liquidez, suministros… Lo cierto es que con una adecuada administración financiera y una profunda reflexión es posible valorar y evaluar los posibles riesgos, lo que va a permitir establecer mecanismos de prevención que ayudarán a preservar los recursos económicos.

 

6. Buscar mentorías (Mentoring empresarial)

 

Escuchar y poner en práctica los consejos de alguien que sabe más que tú también es una forma de poner orden en tu vida.

 

En el caso del llamado mentoring empresarial se trata de brindar conocimientos específicos a los colaboradores de una compañía a través de un mentor(a), un profesional con experiencia acreditada, que servirá como guía y asesor en el proceso de toma de decisiones que son clave para el presente y futuro.

 

Generar retroalimentación con alguien que cuenta con más trayectoria, más experiencia, sabiduría y una gran inteligencia emocional, es vital para discutir situaciones que afectan al negocio y para encontrar las soluciones más acertadas.

 

La mentoría tiene grandes beneficios:

 

  • Impulsa la generación de ideas, lo que puede traducirse en innovación.
  • Se transfieren conocimientos.
  • Genera un vínculo que propicia la confianza.
  • Contribuye al desarrollo personal y profesional.
  • Mejora la autoconfianza y motivación de quien la recibe.
  • Facilita la capacidad de liderazgo.
  • Identifica dificultades que limitan el desarrollo profesional del equipo o la organización y se buscan las soluciones.
  • Propicia un sentido de pertenencia con la organización.
  • Impulsa y retiene al talento.
  • Aumenta la productividad.

 

De acuerdo a un estudio realizado por la American Society for Training and Developement, el 71% de las empresas de Fortune 500 tienen o han implementado un programa corporativo de mentoring empresarial.

 

 

 

 

 

 

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