Firmas electrónicas, una herramienta que facilita los procesos de documentación para las empresas en la actualidad

 

NOTIPRESS.- En la actualidad, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta indispensable para identificar a las personas. También, asegurar la integridad del documento firmado, evitar los fraudes y saber con exactitud si el documento ha sido alterado o manipulado.

Por tal motivo, diversas empresas empiezan la digitalización de sus procesos a través de la firma electrónica, pues esto supone un ahorro de tiempo y recursos en tiempo real. Ante ello, TRATO, empresa especializada en procesos de creación y gestión de contratos digitales compartió con NotiPress algunos consejos para elegir de forma óptima a un proveedor de firma electrónica.

Un primer punto es entender que la firma electrónica debe ser una herramienta intuitiva, fácil de utilizar para todos los involucrados quienes envían solicitudes y firman documentos. “Se recomienda hacer uso de la prueba para evaluar el nivel de experiencia para conocer a fondo el funcionamiento de la firma digital“, afirman los especialistas de TRATO.

También, es clave la diversidad de firmas avanzadas; es decir, crear una solución óptima de firmas electrónicas las cuales deben permitir usar la mejor opción de todas. Esto debido a que existen varios tipos de firmas electrónicas o e-firmas con diferentes características de seguridad y validez, desde la básica NOM 151, e-firma del SAT, entre otras.

De acuerdo con los expertos de TRATO, la firma electrónica debe utilizarse desde cualquier dispositivo y contener una validación de datos biométricos. Por tanto, se recomienda elegir la opción con una compatibilidad para varios dispositivos, computadoras, tablets y portátiles.

Con ello, no importa donde se encuentren los firmantes, solo serán notificados y podrán firmar desde donde estén sin importar la hora. Además, con los datos biométricos se obtiene un mayor nivel de seguridad a fin de evitar robos de identidad, fraudes, entre otros delitos digitales.

Es importante mencionar que la protección de datos e identidad de los participantes es la pieza clave al momento de elegir un buen proveedor de firmas electrónicas. Esto porque las compañías deben garantizar el uso correcto de datos, su identidad y la administración de su proceso en todo momento para cada uno de los participantes, proveedores y colaboradores.

Adicionalmente, la protección de datos debe ir de la mano con la validez legal, por eso es importante encontrar un proveedor de firmas electrónicas que cumpla con los requisitos donde opera. En otras palabras, la empresa debe garantizar la ejecución del contrato en caso de un incumplimiento, soluciones a los problemas con la e-firma. Igualmente, debe gestionar de forma correcta los contratos bajo un proceso transparente cuyo fin sea mostrar todos los pasos al momento de firmar un documento.

Para los expertos de TRATO, la herramienta de firma electrónica debe cumplir con estos requisitos y los estándares internacionales, reglamentaciones específicas del país y una validez legal. Son factores que se exigen si se desea tener una correcta aplicación de certificados digitales o sellos de manera digital en distintos procedimientos.

 

 

 


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